Trenger du en stemme til telefonsystem? Hva gjør egentlig en stemme til telefonsystem og telefonsvarer? Hvordan fungerer såkalt IVR (Interactive Voice Response)? Og hvorfor bør din bedrift bruke en stemme for å hilse kundene velkommen?

Her skal vi se nærmere på hva et telefonsystem består av, hvordan du kan utnytte potensialet til det fulle, og selvfølgelig: hvordan du får en profesjonell stemme til telefonsystem. 

Sannsynligvis har du lang erfaring med å bruke IVR-systemer, helt uten å tenke over det. Hver gang du ringer kundeservice og blir bedt om å trykke 1 for salgsavdeling, 2 for økonomiavdelingen og 3 for andre henvendelser, har du brukt et telefonsystem. 

For mange små og mellomstore bedrifter kan det hele virke ganske komplisert å sette opp.

Ofte stilte spørsmål om telefonsystem

• Må jeg ha mitt eget sentralbord for å ha et telefonsystem? 
• Må jeg betale i dyre dommer til operatøren for dette? 
• Og hvor får jeg tak i en like profesjonell stemme til telefonsystem, slik de store selskapene bruker? 

Ikke sett dette på vent! Nå skal vi lære alt som er verdt å lære om telefonsystemer og stemme til telefonsystem.

Stemme til telefonsystem: Hva er IVR? 

IVR står for Interactive Voice Response. Det er et helautomatisk telefonsystem med menyer og automatisk videresending. Det lar innringeren oppgi informasjon til bedriften ved behov, helt uten å snakke med en kundebehandler. Det kan for eksempel være nyttig å vite kundenummer, fakturanummer eller hva problemet gjelder, slik at innringeren kan settes over til riktig kundebehandler. 

Systemet sørger også for å informere kunden om muligheter for selvhjelp, åpningstider og ventetid. 

Noen av de mer avanserte løsningene bruker stemmegjenkjenning. Dermed kan innringeren si hva som er problemet og bli satt over til riktig person. Tastetrykk er imidlertid langt mer vanlig. Da bruker innringeren tastene på telefonen for å oppgi informasjon. 

Kort fortalt handler IVR om å formidle kontakt med riktig person i bedriften din, mens en hyggelig stemme til telefonsystem guider de. Stemmen kan også brukes for å minimere antall henvendelser, ettersom en profesjonell stemme til telefonsystem kan gi informasjon til innringeren. Det kan for eksempel være råd om å besøke bedriftens nettside for mer informasjon. 

Så hvordan kan en stemme til telefonsystem høres ut? Her er noen eksempler fra min egen demo:

En stemme til telefonsystem

Førsteinntrykket er avgjørende når kunden ringer inn. Hvis Ola eller Kari i resepsjonen har stått for stemme til telefonsystemet, er sjansene store for at det både spraker, nøles og blir utydelig. Ikke særlig profesjonelt, med andre ord. 

Men selv om du leier inn en profesjonell stemme til telefonsystem, betyr ikke det at resultatet blir perfekt. Det er nemlig ikke slik at én stemme passer til alle formål. 

Les også: Derfor trenger du et virtuelt telefonsystem

Velg den rette stemmen

Joda, jeg vil selvsagt at du velger meg og min stemme til ditt telefonsystem, men når det er sagt, er det ikke sikkert min stemme er det rette valget for akkurat din bedrift. 

Hvilken industri du tilhører, hvem målgruppen er og hva du prøver å oppnå med telefonsystemet, er faktorer som bør påvirke valget av voice over. 

Kundeservice utsettes hele tiden for klager og misfornøyde kunder. En beroligende stemme til telefonsystem kan derfor være det rette valget. 

Om du vil lære mer om valg av tone, stemme og stil har jeg skrevet om dette her.

Hvem er målgruppen din?

De fleste av oss liker å tro at vi ikke forhåndsdømmer basert på kultur og språk i 2022. Dette er kanskje noe vi tenker bevisst over, men underbevisstheten jobber hele tiden for å identifisere det som er kjent og ukjent for oss. 

Forskning viser at vi stoler mer på de vi identifiserer som “vår egen gruppe”. Aksent og dialekt er en umiddelbar identifiserende faktor her. 

For å ta et par eksempler: 

Du eier en sofistikert konsulentbedrift som har ledere innen teknologibransjen som målgruppe. I markedsføringen bruker du ord som “digitale reiser” og “transformasjon”. Da egner ikke en person med en typisk utkantdialekt seg godt til å representere din bedrift, som stemme i ditt telefonsystem. 

Men kanskje du heller eier en utstyrsbutikk for fiskebåter i Nordland? Da vil neppe en sofistikert stemme fra beste vestkant i Oslo treffe målgruppen din spesielt bra. 

Dette betyr selvsagt ikke at en dialekt er bedre enn den andre, eller at det ikke er rom for personlighet. Men selskapets identitet bør representeres av stemmen som hilser dine kunder velkommen. 

Stemme til telefonsystem: klar og tydelig kommunikasjon

Et annet aspekt som bør påvirke valget av stemme til telefonsystem, er klarhet. Tydelig kommunikasjon som når frem over en telefonlinje er avgjørende. Velger du en dialekt som er vanskelig å forstå, eller en stemme som snakker litt utydelig, kan mange dette av og misforstå når de ringer inn. 

Uansett hvilken stemme du velger, er mitt kanskje viktigste råd: velg en ekte stemme. 

Forskning viser at hele 71% foretrekker ekte, autentiske stemmer, fremfor såkalte AI-stemmer. Robotstemmer har kommet langt de siste årene, men de små forskjellene, variasjonene og menneskeligheten bak en ekte stemme kan ikke imiteres godt nok. 

Slik fungerer et telefonsystem

Et telefonsystem bruker som tidligere nevnt enten stemmegjenkjenning eller tastetrykk for å la innringeren navigere. Hele 89% foretrekker stemmegjenkjenning. Jeg er ikke en av de, da jeg synes det er plagsomt å måtte gjenta meg eller tenke over hva jeg skal si for å gjøre meg forstått til en robot i den andre enden. 

De fleste systemer i dag bruker tastetrykk. Dette er mer treffsikkert og enklere å sette opp. Det krever mindre forarbeid og mindre vedlikehold. 

Eget telefonsystem eller skyløsninger?

For større selskaper er det gjerne en selvfølge å ha et eget system. For små og mellomstore bedrifter kan dette bli alt for kostbart. Heldigvis finnes det skyløsninger som fungerer like bra. 

Når innringeren har gjort sine valg – f.eks. at de vil snakke med kundeservice – settes de over til en kundebehandler. Med skyløsninger vil dette skje via et virtuelt telefonsystem. 

Hva er fordelene med et telefonsystem?

Det finnes mange fordeler med et interaktivt telefonsystem. Her er noen av de viktigste: 

• Et telefonsystem/interaktiv telefonsvarer lar bedriften spare penger. Fordi flere henvendelser kan løses direkte med telefonsystemet, trengs færre ansatte til å besvare telefonen. Resepsjonen trenger heller ikke å bruke verdifull tid på å sette over samtaler. 
• Din bedrift gir et langt mer profesjonelt inntrykk. Om du har en liten bedrift kan den raskt virke større og bedre organisert, hvis du har et telefonsystem. 
• Du får mer fornøyde kunder. Kundetilfredsheten øker når du har et telefonsystem med riktig stemme, som hilser og guider kunden gjennom tastemenyer eller mens de venter på tur. Du kan også benytte positiv ventemusikk fremfor en stygg ringetone mens folk venter på å få svar. 
• Du bygger merkevaren din. Du har kanskje ikke tenkt over det før, men merkevarebygging kan fint gjøres gjennom et telefonsystem. Dette gjelder spesielt hos større selskaper, der kunden alltid møter en ny saksbehandler i den andre enden. En kjent stemme til telefonsystem som etablerer og bygger din merkevare og identitet er positivt for din bedrift. 

Hva koster et telefonsystem? 

Det er mange faktorer som spiller inn på kostnaden til et telefonsystem. Den viktigste er om du velger et fysisk system på stedet, eller om du går for en digital skyløsning. 

Å bygge opp et telefonsystem koster mer. Samtidig eier du systemet, men vedlikehold er også noe du må tenke på. Ofte vil prislappen komme på mangfoldige tusenlapper, men det finnes også løsninger som lar bedriften abonnere på utstyret.

De fleste små og mellomstore bedrifter har hverken tid, kunnskap eller ressurser til dette. 

Den gode nyheten er at skyløsninger kan koste så lite som et par hundrelapper i måneden, opp til noen tusenlapper. Dette avhenger gjerne av hvor mange linjer du trenger og hvilket selskap du velger.

Hva koster en norsk stemme til telefonsystem? 

Det ærlige svaret er: en stemme til telefonsystem varierer i pris. Forskjellige stemmer har forskjellige priser. 

Her på Norskvoiceover.no får du en profesjonell stemme til telefonsystem fra kun 299,-. Tidligere har jeg også skrevet om hvor mye du må regne med å betale for en norsk voice over.

Men du kan også finne norske stemmer som tar flere tusenlapper for dette. 

Min pris avhenger av hvor mange ord du har i ditt manus og eventuelt om du vil ha lydfilene oppdelt og klare til bruk i ditt telefonsystem. 

Betyr den lave prisen lavere kvalitet? 

Nei. Jeg jobber utelukkende fra et dedikert, profesjonelt lydstudio. Her benytter jeg det samme utstyret som stemmer i den langt dyrere klassen. Med over 10 års erfaring og kunder som Circle K, LOT Polish Airlines og StayClassy, har jeg både ekspertisen, stemmen og utstyret for å representere din merkevare over telefon. 

Det forutsetter selvsagt at din bedrift trenger en mannlig stemme med Oslo-dialekt. Trenger du en nordlending eller bergenser er jeg neppe det rette valget for din bedrift. 

Unngå disse feilene når du lager et telefonsystem

Det finnes flere fallgruver som kan gjøre telefonsystemet mindre effektivt, dyrt og i verste fall, plagsomt. 

Her er noen vanlige feil du bør unngå: 

• Unngå at systemet blir kjedelig for kunden, med endeløse menyer, undermenyer og gjentakelser. Hold menyene korte og presise. Målet er at kunden skal finne løsningen de ser etter raskest mulig.
• Unngå bruk av kompliserte ord og menyer. Det må være enkelt for kunden å forstå det som blir sagt. 
• Hold systemet oppdatert. Hvis dere f.eks. har utvidet nettsiden med en hel seksjon for selvhjelp, må dette inkluderes i telefonsystemet. Sørg også for at anbefalinger du gir kunden via telefonsystemet ikke er utdaterte. 
• Ikke prøv å lag et system som skal fikse alt. I de fleste tilfeller ønsker innringeren å snakke med et menneske. Gjør det enkelt å komme i kontakt med en representant for bedriften. 
• Ikke la kunden vente for lenge. Dette er kanskje den verste feilen du kan gjøre om du vil ha fornøyde kunder. Ved å ha enkle løsninger som ikke tar opp unødvendig mye tid (for hverken dere eller innringer) korter du også ned ventetiden. 
• Unngå bruk av uprofesjonelle stemmer og dårlige opptak i ditt telefonsystem. Det må være enkelt å forstå hva som blir sagt og stemmen er førsteinntrykket kunden får når de ringer inn. 

Til slutt har jeg noen gode tips som lar din bedrift få mest mulig ut av et IVR/telefonsystem. Ja, jeg liker lister. 

• Skreddersy systemet til målgruppen. Telefonsystemet kommer neppe til å håndtere alle kundehenvendelser. Gjør undersøkelser først: hvilke kunder ringer vanligvis inn, hva lurer de på og hva håper de på å få ut av samtalen? Dette lar deg tilpasset systemet til de som bruker det mest. 
• Hold menyen enkel. Ikke ha for mange valg. Selv om jeg kan gjøre mye med min stemme til telefonsystem, kan jeg ikke holde en kunde som må høre på 9 tastevalg fornøyd. Unødvendig er det også, i de fleste tilfeller. 
• Tilby å ringe de tilbake. De fleste hater å sitte på vent. Gi kunden muligheten til å bli oppringt når en kundebehandler blir ledig. Da sparer du deres tid, men også kostnaden ved å ha for mange linjer opptatt samtidig. 
• Opplys om travle tider. Om du vet at køene blir lange på bestemte tider av døgnet, kan du bidra til å holde innringerne fornøyd ved å opplyse om dette. F.eks. kan du mellom 11 – 16 ha en melding som gir beskjed om dette, slik at kunden er forberedt på lengre ventetid. 
• Sørg for at telefonsystemet representerer din merkevare. Kjedelig ventemusikk og en stemme til telefonsystem som er blottet for personlighet, bidrar ikke til dette. 

Hvis du trenger hjelp med oppsett av et telefonsystem, ønsker flere tips og råd, eller trenger en stemme til telefonsystem, er jeg bare en e-post eller en samtale unna. 

Og ja, ringer du meg på mitt gratisnummer kommer du også til mitt eget, virtuelle telefonsystem. Lurer du på hva det koster, sier du? Under 200 kroner i måneden. 

Er du klar til å bestille en stemme til telefonsystem? Ta kontakt i dag. Jeg kan hjelpe med alt fra forberedelser til manus, rådgivning og valg av type system også.