Derfor trenger du et virtuelt telefonsystem

3 år ago

Tips fra studio

Eier du et lite firma, men ønsker å fremstå som større og mer profesjonell? Svarer du på telefoner fra kunder? Kanskje du ønsker å skille privat-samtaler fra henvendelser til bedriften din uten å betale for et abonnement og enda en telefon? Hvis svaret på noen av disse spørsmålene er ja er løsningen et virtuelt telefonsystem – og selvsagt en profesjonell norsk voice over som hilser kundene velkommen.

Innlegget inneholder affiliate-lenker. Dersom du kjøper eller abonnerer på tjenester via lenkene i dette innlegget betaler du ingenting ekstra, men hjelper meg til å fortsette å skrive nyttige innlegg på denne bloggen!

Et virtuelt telefonsystem: Løsningen på mange problemer

Viktigheten av et profesjonelt og velfungerende telefonsystem er en avgjørende del av infrastrukturen til store selskaper. Men for mindre firmaer kan det virke uoppnåelig å skaffe seg eget sentralbord. Det er det ikke.

Enten du driver et lite rørleggerfirma som er lei av at kunder ringer på privatnummeret når du spiser middag, eller du utvikler en ny og spennende app som trenger en «kundeservice-avdeling» (selv om det egentlig bare er deg) – så kan et virtuelt telefonsystem være løsningen på flere utfordringer. For det første fremstår du mer seriøs og profesjonell når kunder ringer deg.

Ikke slurv med telefonsystemet ditt

Alt for mange firmaer tar for lett på telefonsystemet sitt. De som faktisk har et profesjonelt system har gjerne bedt «Geir» i resepsjonen om å ta opp stemmen til deg på mobilen sin. Dermed risikerer man å gi et dårlig førsteinntrykk når kunder ringer.

Ved å bruke et virtuelt telefonsystem og en profesjonell stemme kan du både bygge merkevaren din, øke kundetilfredsheten og gjøre kundekontakten mer ryddig – og det trenger ikke koste mer enn en hundrelapp i måneden.

Tiden da du måtte betale mangfoldige tusen kroner for en profesjonell stemme er over, takket være Norskvoiceover.no. Også tiden da man trengte installatører, vedlikeholdspakker og ikke minst dyre leieavtaler med teleleverandørene for å fremstå som et stort firma på telefonen er over.

Fordeler ved et virtuelt telefonsystem

Med et virtuelt sentralbord slår du flere fluer i en smekk. Først og fremst byr et slikt system på automatiserte åpningstider. Dermed kan du veilede kunder eller sende de til riktig sted, også når du spiser middag – uten selv å løfte en finger – og uten å bli forstyrret.

Du kan også rute samtaler dit de skal – så hvis du har flere ansatte kan du sende samtalen til riktig ansatt automatisk, fremfor å kaste bort både din og kundens tid på å få tak i rett person.

Du fremstår som større enn du er, og det kan i mange tilfeller være en stor fordel. Når du ringer en app-utvikler som har et profesjonelt telefonsystem med flere avdelinger får du følelsen av autoritet, av tyngde, og av seriøsitet. Kort og godt bygger du tillitt og merkevarebevissthet hver gang en kunde ringer.

Du gir kunden en bedre opplevelse mens de venter på svar, og du kan i mange tilfeller bruke en profesjonell stemme til å gi informasjon uten at samtalen trenger å besvares. Slikt sparer man tid og penger på.

Et virtuelt telefonsystem er også billigere enn du kanskje tror. For under en hundrelapp i måneden kan du få ditt eget sentralbord. Mer om det lenger ned i innlegget.

Bruk en profesjonell stemme

For å oppnå best mulig resultat ut av et virtuelt telefonsystem er det viktig at stemmen er profesjonell og tydelig. «Geir» i resepsjonen er sikkert riktig person til å hilse kundene velkommen når de kommer inn døra. Men får han kunden som ringer til å tenke «åh, for en flott og vakker stemme dette firmaet har brukt!«? (Ok, kanskje ikke en voice over får til det heller…)

Det en profesjonell voice over kan hjelpe deg med, er tydeligheten, vennligheten og engasjementet som skal til for at kunden faktisk holder linjen, at de er fornøyd med informasjonen de får, og at de føler selskapet har gjort en innsats på kundeservice-fronten.

Når kunden ser og hører at du har gjort en innsats med dette gir det et bedre inntrykk av hele bedriften. Og som enhver markedsfører vil fortelle deg: førsteinntrykket er viktig.

Det kan være lurt å ta en vurdering rundt hva slags stemme du ønsker på telefonsystemet ditt. En snekker og en app-utvikler bør ikke nødvendigvis gå for den samme stilen. Les mer om hvordan du velger stil og tone på dine voice over her.

Slik kan du få et eget virtuelt telefonsystem

Men hvordan skaffer man seg et virtuelt sentralbord og en profesjonell stemme?

Det er kanskje enklere enn du tror. Personlig bruker jeg Zadarma som telefonsystem. Det er en leverandør av IP-telefoni som også lar deg opprette virtuelle numre (ja, også norske nummer er tilgjengelig), og det koster ikke mer enn rundt en hundrelapp annenhver måned. Ringer du mye ut via systemet koster det selvsagt mer, men for å opprettholde et telefonnummer betaler jeg rundt 20 kroner i måneden. Det er faktisk latterlig billig.

Zadarma kommer med en egen app til mobilen som lar deg motta og ringe ut. Det føles likt som når du ringer via vanlig telefon.

Du kan opprette tastemenyer, ventemusikk og videresending av samtaler til andre nummer eller utvidelser, for eksempel om du har flere ansatte eller ønsker at samtalene skal gå til den som er på vakt på søndager.

Det er også relativt enkelt å sette opp, og systemet krever ingen form for ekstrautstyr eller tungvinte løsninger. Vil du svare på samtaler på PCen kan du gjøre det også, via et eget program Zadarma tilbyr kundene sine.

Konklusjon

Dersom du fremdeles svarer på kundehenvendelser fra ditt private nummer, er lei av kunder som maser utenfor åpningstiden, eller ganske enkelt vil fremstå som større enn du er, er et virtuelt telefonsystem absolutt en løsning på mange problemer.

Og trenger du en profesjonell stemme til ditt nye virtuelle telefonsystem? Over hundre forskjellige selskaper benytter i dag min stemme i sitt telefonsystem av en grunn. Hør noen eksempler under, og ring meg gjerne på mitt eget virtuelle telefonsystem hvis du vil slå av en prat om et slikt prosjekt.